زوبير ي علي /مدير ثانوية محمود باشن

أ‌)        قبل الاجتماع:

خطط للاجتماع بشكل جيد: من, ماذا, متى, لماذا وكم؟ 
إعداد الأجندة وإرسالها مقدماً لكل المشاركين. 
إذا كنت المسئول أحضر مبكراً يوم الاجتماع وتأكد من أن كل التجهيزات قد تمت بالشكل المطلوب.

ب‌)    في بداية الاجتماع: 
أبدأ في الوقت المحدد حتى لا تعاقب من حضروا فى الزمن وتحفز من تأخروا بانتظارهم. 
ادعوا الحاضرين لتعريف أنفسهم وتوضيح توقعاتهم من الاجتماع. . 
قدم الأجندة وأجرى التعديلات اللازمة إذا أستدعى الأمر. 
ضع إطار زمني واضح لكل عنصر من عناصر الاجتماع. وأعط الأولوية للموضوعات ذات الأهمية القصوى ثم الأقل أهمية. 
خصص وقتاً للراحة، تناول الشاي، تناول الطعام والصلوات إذا تطلب الأمر. . 
راجع ما تم الاتفاق عليه في الاجتماع السابق وما تم تنفيذه منه.

ت‌)    خلال الاجتماع: 
ركز في مشكلة أو موضوع واحد في كل مرة. 
وزع الفرص بشكل متوازن بين المشاركين. 
لخص ما تم التوصل إليه في كل موضوع قبل الإنتقال إلى الموضوع التالي. 
التزم ما أمكن بالإطار الزمني المحدد لكل موضوع. 
تأكد من التسجيل الدقيق لوقائع الإجتماع على الدفتر المخصص لذلك (ليس على أوراق متفرقة حتى لا يحدث فقدان أو تغيير لبعض وقائع الإجتماع) . 
أحصل على توقيعات المشاركين على محضر الإجتماعات قبل إنهاء الإجتماع. 
توجه بالشكر للمشاركين في الإجتماع على مشاركتهم.

ث‌)    في نهاية الاجتماع:
راجع الخطوات العملية التالية التي أتفق عليها. تأكد أن كل شخص يعلم ماذا عليه أن يفعل ومتى. 
راجع وقائع الاجتماع. 
حدد تاريخ ومكان الاجتماع التالي وحدد الأجندة الأولية. 
قيم الاجتماع وضع خططاً للتحسين في الاجتماعات القادمة. 
أنهي الاجتماع بشكل حاسم وإيجابي. 
نظافة وإعادة ترتيب مكان الاجتماع.

ج‌)     ما بعد الاجتماع: 
قم بإعداد وقائع الاجتماع لتوزيعها على المشاركين. 
تأكد من وصول وقائع الإجتماع لكل المعنيين من مشاركين أو كل من له صلة بالقرارات التي اتخذت في الإجتماع. 
تابع تنفيذ الخطط والقرارات التي تم الاتفاق عليها تمهيداً للتخطيط للاجتماع القادم. 
عند التخطيط للإجتماع التالي تأكد من تجنب كل أخطاء الإجتماعات السابقة.